درحالی که بسیاری از سازمان ها برای نیازهای عملیاتی و مدیریت عمومی به اسناد کاغذی اعتماد می کنند ، دیجیتالی شدن این اسناد نیز مهم است. تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال ، بهره وری عملیاتی را افزایش می دهد ، گردش کار را بهبود می بخشد و روابط مشتری و درک عمومی از یک شرکت را افزایش می دهد. از همه مهم تر ، دیجیتال سازی تضمین می کند که در صورت گم شدن یا خراب شدن اسناد کاغذی ، سایر نسخه های الکترونیکی آنها همچنان در دسترس خواهند بود. شرکت هایی که در زمینه های پزشکی ، مالی و حقوقی فعالیت می کنند به ویژه در این زمینه آسیب پذیر هستند.

دیجیتالی سازی تأثیر زیادی بر روی بهره وری و سودآوری دارد ، با این وجود مانند بسیاری دیگر از مهمترین اقدامات انجام شده در شرکت ، دیجیتالی سازی باعث ارتقای تجارت شما می شود خوشبختانه ، کارشناسان می گویند که سازمان ها می توانند با تحقیقات ، مدیریت و نظارت صحیح بر روند این اصول پیشرفت کارخود را تضمین کنند.

 

در اینجا تنها چند دلیل منطقی دیجیتالی شدن برای هر کارآفرین آورده شده است :

1. به شما کمک می کند تا با شرایط اضطراری کنار بیایید

با بایگانی اسناد کاغذی در یک سیستم ذخیره سازی کارآمد مبتنی بر ابرسیستم ، می توانید تجارت خود را برای هر نوع فاجعه یا شرایط اضطراری آماده کنید. از آنجا که اطلاعات ضروری بصورت آنلاین در دسترس است ، از سرگیری عملیات تجاری پس از یک فاجعه بسیار آسان خواهد بود. در زمانی که تمرکز شما به عنوان یک مدیرعامل بر مدیریت فاجعه در آینده می باشد دیگر نیازی به صرف وقت و تلاش برای یافتن پرونده های کاغذی یا غربال کردن انبوه بی نظمی از اسناد احتمالی آسیب دیده نخواهد بود.

 

2. باعث صرفه جویی در وقت شما خواهد شد

مشاغلی که فقط به اسناد و مدارک کاغذی متکی است سالانه ده ها هزار ساعت کارمندان خود را در تلاش برای حفظ ، مکان یابی و به روزرسانی این موارد از دست می دهند. علاوه بر این ، بسیاری از این اسناد فقط در یک موقعیت خاص برای چند نکته از داده ها حاوی ارزش هستند. بنابراین ، منطقی است که آنها را برای جستجوی الکترونیکی مورد نیاز به فرم دیجیتال تبدیل کنید ، نه اینکه کارمندان بیش از مقدار زیادی متن و داده های بی ربط به امید یافتن اطلاعات دقیق مورد نیاز خود ، جستجو کنند.

 

3. تطابق را آسان تر می کند

بیشتر مشاغل با مشکلات انطباق زیادی روبرو هستند ، از دولت های ایالتی ، محلی ، یا ملی گرفته تا سازمان های نظارتی صنعت. طی چند دهه گذشته ، دولت قوانین و مقررات زیادی را در رابطه استفاده شرکت ها از اسناد تصویب کرده است. این مقررات ممکن است با حریم خصوصی مشتری ، پاسخگویی مالی یا روش های ثبت سوابق سروکار داشته باشند. شرکت هایی که اسناد اوراق بهادار اصلی خود را از دست می دهند و فاقد پشتیبان الکترونیکی هستند ، ممکن است عواقب جدی برای عدم انطباق با آنها شود.

 

4. انعطاف پذیری برنامه کارمندان شما را افزایش می دهد

انعطاف پذیری بیشتری در کارکنان ایجاد می کند ، زیرا به کارکنان اجازه می دهد از راه دور کار کنند. یک مزیت اضافی در اینجا امکان کاهش قابل توجه ردپای محیطی یک شرکت است. هنگامی که کارکنان از انعطاف پذیری توانایی کار در خانه برخوردار می شوند ، یک شرکت می تواند میزان ماندگاری خود را نیز افزایش دهد.

علاوه بر این ، دیجیتالی سازی ممکن است یک شرکت را قادر به کاهش میزان فضای اداری مورد نیاز خود کند ، بنابراین هزینه های بالایی را کاهش می دهد.

 

5. عملیات شما را ساده می کند

شرکت ها به طور فزاینده ای از اهمیت حاکمیت اطلاعات یک استراتژی برنامه ریزی شده برای سازماندهی و دسترسی به همه اسناد حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های یک کسب و کار است.

کاملاً ساختاریافته ، کارایی کلی را در مدیریت مبتنی بر سیستم که چنین برنامه ای می  تواند اطمینان حاصل کند که حتی اگر اسناد فیزیکی تغییر کند یا از بین برود ، نسخه های دیجیتالی آنها همچنان در دسترس باشند این سیاست همچنین به کارمندان در چندین نقطه ، در یک سازمان امکان می دهد دسترسی فوری به اطلاعات مشترک داشته باشند. علاوه بر این به اجرای پروتکل های رسمی دفتر برای برخورد با اطلاعات به عنوان یک منبع حیاتی کمک می کند.

مطالعات اخیر نشان داده است که داده های بی کیفیت دلیل اصلی افزایش هزینه های پروژه است که سالانه برای شرکت ها هزینه های زیادی در بر دارد. هرچه دید کلی تجارت از طریق دیجیتالی سازی اسناد در دسترس شما باشند ، شانس بیشتری برای افزایش کیفیت اطلاعات این پرونده ها دارید.

 

6. کارایی شما را در مواجهه با مشتری افزایش می دهد

دیجیتالی سازی می تواند زمان پاسخگویی شرکت را در برخورد با کارهایی مانند سوالات مشتری و فروش بسیار بهبود بخشد. این افزایش پاسخ به طور مستقیم با کارایی عملیاتی و سودآوری ارتباط دارد ، زیرا تعداد بیشتری از مشتریان در پاسخ به موقع و مفید حس رضایت بیشتری را دارند.

در برخی موارد ، شرکت ها باید نسخه های کاغذی را حتی در صورت دیجیتالی کردن نسخه های اصلی نگهداری کنند. مطمئن شوید که شرکت شما با داشتن یک مرجع مناسب درمورد اینکه چه نوع سوابقی را باید نگهداری کنید بررسی می کند. شما باید تأیید کنید که کدام سوابق را باید به صورت کاغذی نگه دارید و کدام یک را می توانید پس از دیجیتالی سازی بازیافت یا خرد کنید.

 

7. به شما کمک می کند هزینه ها را کاهش دهید و پتانسیل شرکت خود را به حداکثر برسانید

دیجیتال سازی می تواند میزان پرداخت شده مورد نیازکارکنان برای پردازش و رسیدگی به نسخه های کاغذی سوابق را کاهش دهد. پرونده های الکترونیکی همچنین هزینه های حمل و نقل اسناد از مکانی به مکان دیگر را به حداقل می رسانند یا از بین می برند و مدت زمان لازم برای بازیابی اسناد مربوطه را کاهش می دهند. یک نظرسنجی اخیر طی دو سال پس از اجرای یک برنامه دیجیتالی سازی ، به بازدهی مثبت سرمایه گذاری دست یافته اند.

امروزه ، هنگامی که محیط شرکت به سرعت در حال انتقال به آنچه برخی از کارشناسان "دیجیتالی سازی" می نامند ، امکانات جدیدی برای جمع آوری و استفاده از داده های تجاری دیجیتالی برای ایجاد لایه های جدید محصولات و خدمات با ارزش افزوده ایجاد شده است اینها می تواند به نوبه خود دامنه گزینه های موجود شرکت ها را برای ارائه به مشتریان و سایر سهام داران افزایش دهد.